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Une transition fluide d’Excel vers une solution centralisée
Polare a permis à Octopus Energy de remplacer leur Google Sheet devenu ingérable par un outil fiable et intuitif. Les erreurs liées au formatage et à la gestion manuelle ont disparu, rendant la planification des effectifs beaucoup plus efficace.
Des managers responsabilisés pour une meilleure organisation
Grâce à Polare, les managers peuvent désormais saisir directement leurs prévisions, ce qui renforce leur autonomie et allège la charge des équipes people. Cette responsabilisation améliore la collaboration et optimise les processus de planification.
Des données fiables pour des décisions stratégiques
Polare fournit des visualisations claires et des projections précises, essentielles pour une planification efficace. L’outil inspire confiance à tous les niveaux, y compris au COMEX, et facilite les discussions stratégiques sur la croissance et l’allocation des ressources.
Octopus Energy est un fournisseur d’électricité 100% verte et 100% française en forte croissance. Ils sont aujourd’hui 334 salariés. L’élément qui les différencie des autres ? Leur service client, leur meilleur du marché !
Quand on a rencontré Daniel, head of people operations, Marianne, talent lead, et Claire, strategic finance analyst, ils cherchaient une solution pour remplacer leur Google Sheet devenu intenable vu leur croissance.
“Avant, on avait un Excel qui marchait bien quand on était 40. Mais en passant à 20-30 recrutements par mois, c'est devenu impossible à gérer”. Marianne, talent lead.
“Beaucoup de gens avaient accès à cet Excel. On avait un énorme risque d'erreur. C'était très manuel, et dès qu'une personne remplissait une ligne dans le mauvais format, tout plantait. C'était compliqué d'être vraiment collaboratifs.” Daniel, head of People Developpement
Le Google Sheet ne permettait pas vraiment l’autonomie des managers : “On voulait rendre les managers un peu plus autonomes et plus responsables sur leurs objectifs de recrutement. Plutôt que de recevoir des fichiers dans des formats différents, d'avoir un outil unique que tout le monde sache utiliser.”
Ni d’avoir une projection fine des effectifs et des budgets : “Avec l'Excel, on avait du mal à se dire... Dans un an, on est combien ? Dans deux mois, on est combien ?”
Bref, une tanée.
Octopus Energy utilise Polare depuis maintenant 6 mois. Pour quels résultats ? Découvrez leur témoignage.
“L'Excel, c'était cool, mais ça devenait vraiment une usine à gaz. Là, c'est beaucoup plus facile, beaucoup plus automatique.” (Marianne)
Tout est dit ;)
Un des objectifs de Marianne et Daniel, dans la lignée des valeurs de l’entreprise qui prône l’autonomie de ses collaborateur, c’était des managers plus autonomes sur leurs objectifs de recrutement. Mission accomplie : “les managers peuvent enfin rentrer leurs prévisions directement. Ça les responsabilise et, en plus, ça me fait gagner un temps fou” (Marianne)
Une des difficultés dans le système précédent était l’impossibilité de comparer forecast et actuel, et de planifier sereinement la croissance. Compliqué dans une entreprise qui croit aussi vite qu’Octopus Energy.
L’outil permet d’avoir des chiffres précis et une visualisation stratégique, comme le souligne Daniel : “Avec Polare, on peut très facilement se dire : ‘On a 50 postes ouverts, donc 40 vont être recrutés à Lille.’ Ça change complètement la façon de planifier.”, et il ajoute : “ça permet d'avoir d'autres discussions. On peut vraiment visualiser ce qu'on fait, et prendre des décisions réalistes”.
Marianne ajoute : “l'outil fait la différence entre ce qu'on a forecasté et ce qu'on a réalisé. Ça nous manquait avant. On peut maintenant savoir si on est en avance ou en retard”.
Polare est devenu un outil qui fait gagner non seulement du temps à l’équipe, mais de la confiance de la part des autres parties prenantes, comme le COMEX. “Ils ont confiance dans l'outil”, m’explique Daniel. Il renchérit : “ça permet d’autres discussions quand tu présentes ça au Comex, ils voient que la boîte passe à un autre niveau. Ça aide aussi à discuter de l'onboarding, de la taille des locaux, et de la géographie des recrutements.”
La collaboration, quand elle est fluide, change tout. Avec un seul outil pour centraliser les données, on obtient une sorte de “juge de paix” selon Daniel : “tout le monde utilise la même donnée, et il n’y a plus de débat sur sa validité”.
"Ce qui est super appréciable, c'est votre réactivité. J'ai l'impression qu'on a co-construit un truc, et ça, c'était très chouette d'un point de vue humain, et ça compte. Vous êtes super réactifs, super sympas, ce qui ne gâche rien”. Daniel
"J'avais pas l'impression de copier-coller un outil déjà créé qui répond pas totalement à nos besoins. Vous avez toujours corrigé nos petits retours quasiment immédiatement. C’est comme si je parlais à mon équipe data en interne, quasiment.” Marianne
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