Réussir sa planification des effectifs en 2024

Introduction

La planification des effectifs, ce n’est pas seulement savoir combien de personnes vous devez embaucher. C’est surtout vous assurer que votre entreprise dispose du bon nombre de salariés, avec les bonnes compétences, au bon moment, le tout pour atteindre vos objectifs. Aujourd’hui, c’est le nerf de la guerre, en ce que cela vous permet de rester flexible, gérer efficacement vos coûts et à saisir les opportunités du marché qui s’offrent à vous (parfois).

Pour les entreprises françaises, cette planification implique également de respecter certaines réglementations, comme le SMIC, les conventions collectives, les cotisations sociales, et le droits du travail.

Dans ce guide, j’ai choisi de creuser ce qu'est la planification des effectifs, pourquoi elle est importante et les étapes à suivre pour mettre en place une planification des effectifs solide.

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Sommaire

• La planification des effectifs, qu’est-ce c’est ?
• Pourquoi la planification des effectifs est-elle (si) importante ?
• Bonnes pratiques pour une planification des effectifs efficace
• Pièges courants à éviter dans la planification des effectifs

On y va ? 💫

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La planification des effectifs, qu’est-ce c’est ?

On la définit comme un processus stratégique qui consiste à déterminer combien de salariés une entreprise a besoin pour atteindre ses objectifs business. Cela implique de prévoir les besoins en personnel, de budgéter les coûts associés, et d’aligner les efforts de recrutement avec les objectifs de l’entreprise.

Contrairement workforce planning, qui s'intéresse aux compétences, aux parcours de carrière et au développement à long terme de la main-d'œuvre, la planification des effectifs se concentre plus précisément sur les effectifs — combien de personnes sont nécessaires et quand.

Planification des effectifs : quelques éléments clé

Une planification efficace des effectifs repose sur plusieurs éléments essentiels :

• La prévision de vos besoins futurs : anticiper le nombre de salariés nécessaires en fonction de la croissance de l’entreprise, de l’expansion du marché, de la demande saisonnière ou de nouveaux projets.
• La budgétisation et l’allocation des coûts associés : estimer les coûts associés à l'embauche, à la rétention et au développement des salariés, y compris les salaires, les primes, les cotisations sociales, et la formation.
• Le calendrier de recrutement : planifier le timing des embauches pour que le personnel soit en place au moment opportun.
• L’allocation des ressources : s'assurer que chaque département ou équipe dispose du nombre adéquat de personnes pour fonctionner efficacement.

Vous l’aurez compris, la planification des effectifs est un sport d’équipe : vous aurez besoin pour réussir de l'implication et de la collaboration de pas mal d’équipes au sein de votre entreprise.

Le rôle des différentes équipes dans la planification des effectifs

La planification des effectifs n’est pas seulement une tâche pour les ressources humaines ; elle implique plusieurs départements travaillant ensemble :

• Les Ressources Humaines (RH) : gère le processus de recrutement, d'intégration des nouvelles recrues, et met en place des stratégies de rétention.
• La finance : aligne le plan des effectifs avec le budget global de l'entreprise et les prévisions financières.
• Les responsables de département/Managers : identifient les besoins spécifiques, comme de nouveaux rôles ou des lacunes de compétences au sein de leurs équipes.

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Pourquoi la planification des effectifs est-elle (si) importante ?

Elle garantit que votre entreprise dispose des bonnes ressources (humaines) pour atteindre ses objectifs, tout en respectant le budget que vous vous êtes fixé(e). Elle vous aide également à vous adapter aux évolutions de votre marché,  que ce soit une demande plus forte ou plus faible à certains moment, ou les changements économiques, en vous offrant un plan clair pour ajuster votre effectif à la hausse ou à la baisse.

Les avantages d’une bonne planification des effectifs

1. Optimisation de l’allocation des ressources : une bonne planification vous permet de gérer vos ressources humaines de manière plus efficace, en vous assurant que chaque équipe a le nombre adéquat de personnes pour atteindre ses objectifs sans dépassement de budget.
2. Amélioration de la productivité : lorsque vos effectifs sont alignés sur les besoins de votre entreprise, les salariés sont plus susceptibles d'être motivés et productifs, ce qui améliore les performances globales.
3. Meilleure gestion des coûts : une prévision précise aide à gérer efficacement votre masse salariale, notamment les salaires, les primes, les heures supplémentaires et autres dépenses.

Les défis courants de la planification des effectifs

Malgré ses avantages, la planification des effectifs peut être complexe. Petit tour d’horizon des complexités liés à ce process :

• Incertitude économique : des conditions de marché imprévisibles, comme des périodes de récession ou de croissance, peuvent rendre difficile la prévision des besoins.
• Problèmes de données : la planification des effectifs nécessite des données provenant de différents systèmes, comme des logiciels RH, des outils financiers, et des plateformes de gestion de projets. S'assurer que ces systèmes communiquent efficacement peut être un véritable défi.
• Difficultés de collaboration : les différents départements peuvent avoir des priorités différentes, ce qui complique la création d'un plan unifié.
• Planification à court terme : se concentrer uniquement sur les besoins immédiats sans tenir compte des objectifs à plus long terme peut entraîner une mauvaise allocation des ressources.

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Bonnes pratiques pour une planification des effectifs efficace

Étape 1 : aligner votre planification des effectifs avec les objectifs de l’entreprise

Commencez par identifier les objectifs stratégiques de votre entreprise. Prévoyez-vous de vous développer sur de nouveaux marchés ou de lancer de nouveaux produits ? Avez-vous besoin de renforcer certaines compétences ou d’augmenter la taille de certaines équipes pour soutenir ces objectifs ? Réalisez une analyse des lacunes en compétences pour comprendre les rôles et les compétences nécessaires.

• Conseil pratique : Développez un plan stratégique qui aligne les besoins en effectifs sur les objectifs de l’entreprise à court, moyen et long terme.

Étape 2 : développer des prévisions et des budgets précis

Utilisez différentes méthodes pour prévoir vos besoins futurs en personnel :

• Méthode du taux de croissance : utilise les données historiques pour estimer les besoins futurs en personnel. C’est simple mais peut ne pas tenir compte des changements imprévus.
• Planification par rôle : se concentre sur des rôles spécifiques et leurs besoins. Utile pour comprendre les besoins uniques de chaque département.
• Planification par capacité : courante dans des environnements comme les centres d’appels où les effectifs sont basés sur la charge de travail.
• Planification par projet : idéale pour les entreprises de services ou celles qui fonctionnent par projet, où les besoins en personnel sont liés à des projets spécifiques.

Assurez-vous que votre budget prend en compte tous les coûts potentiels, y compris les salaires, les primes, les cotisations sociales, et la formation.

Étape 3 : les bons outils pour une meilleure planification

Investissez dans des outils qui vous facilitent la vie. Vous avez à votre disposition pas mal de très bons outils pour automatiser la collecte de données, suivre les progrès du recrutement, et analyser. Recherchez des outils qui s’intègrent bien avec les systèmes existants de votre entreprise, comme les logiciels financiers ou de gestion de projet.

Chez Polare, on développe un outil simple pour vous permettre de justement bien faire cette planification. On en discute si vous le souhaitez !

Étape 4 : travailler sur la collaboration entre les parties prenantes

Encouragez la collaboration entre les RH, les finances et les responsables de département. Des réunions régulières et une communication ouverte aident à s’assurer que tout le monde est aligné et travaille vers les mêmes objectifs.

• Conseil pratique : Mettez en place une équipe interfonctionnelle dédiée à la planification des effectifs, avec des représentants de tous les départements concernés.

Étape 5 : faire plusieurs scénarios

Soyez prêt(e) à vous adapter en planifiant plusieurs scénarios, du meilleur, au pire, en passant par le plus probable. Cette approche vous permet de réagir rapidement aux changements du marché ou au sein de votre organisation.

• Conseil pratique : Utilisez des outils de planification de scénarios pour visualiser différents scénarios de planification des effectifs et leurs impacts sur votre entreprise.

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Pièges courants à éviter dans la planification des effectifs

Même avec un plan bien structuré, certains pièges peuvent entraver vos efforts de planification des effectifs. Voici quelques erreurs à éviter :

• Trop se fier aux données historiques : les données historiques peuvent fournir des indications, mais s'appuyer uniquement sur les tendances passées peut être trompeur, surtout dans un marché en évolution rapide.
• Ignorer les taux de rotation des employés : ne pas tenir compte du turn-over attendu peut entraîner des sous-effectifs ou des sur-effectifs, ce qui peut impacter vos résultats.
• Manque de collaboration : sans une communication et une collaboration efficaces entre les départements, votre plan d'effectifs peut devenir mal aligné avec les besoins réels de l'entreprise.

Quelques conseils pour les éviter

Pour maintenir l'efficacité de votre planification des effectifs, revoyez-le régulièrement et ajustez-le si nécessaire :

• Suivi régulier : Comparez les niveaux d'effectifs réels à votre plan et faites des ajustements si nécessaire.
• Définissez des indicateurs de performance (KPI) : Établissez des KPI pour mesurer le succès de votre plan d'effectifs.
• Restez flexible : Soyez prêt à ajuster votre plan rapidement en réponse à des changements imprévus, comme des évolutions économiques ou des changements dans la stratégie de l’entreprise.

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Conclusion

La planification des effectifs est une partie essentielle de toute stratégie d’entreprise réussie. En alignant vos ressources humaines sur les objectifs de votre société, en prévoyant les besoins futurs, et en préparant différents scénarios, vous pouvez vous assurer d’avoir les bonnes personnes aux bons postes au bon moment.

Souvenez-vous, une planification efficace des effectifs nécessite de la collaboration, de la flexibilité, et les bons outils. Commencez par impliquer toutes les parties prenantes concernées, utilisez des technologies pour simplifier le processus, et révisez régulièrement votre plan pour qu’il reste aligné avec les besoins de votre entreprise. Les efforts que vous investissez dans la planification aujourd'hui se traduiront par une main-d'œuvre plus agile, efficace et productive.

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