La planification des effectifs, ce n’est pas seulement savoir combien de personnes vous devez embaucher. C’est surtout vous assurer que votre entreprise dispose du bon nombre de salariés, avec les bonnes compétences, au bon moment, le tout pour atteindre vos objectifs. Aujourd’hui, c’est le nerf de la guerre, en ce que cela vous permet de rester flexible, gérer efficacement vos coûts et à saisir les opportunités du marché qui s’offrent à vous (parfois).
Pour les entreprises françaises, cette planification implique également de respecter certaines réglementations, comme le SMIC, les conventions collectives, les cotisations sociales, et le droits du travail.
Dans ce guide, j’ai choisi de creuser ce qu'est la planification des effectifs, pourquoi elle est importante et les étapes à suivre pour mettre en place une planification des effectifs solide.
On y va ? 💫
On la définit comme un processus stratégique qui consiste à déterminer combien de salariés une entreprise a besoin pour atteindre ses objectifs business. Cela implique de prévoir les besoins en personnel, de budgéter les coûts associés, et d’aligner les efforts de recrutement avec les objectifs de l’entreprise.
Contrairement workforce planning, qui s'intéresse aux compétences, aux parcours de carrière et au développement à long terme de la main-d'œuvre, la planification des effectifs se concentre plus précisément sur les effectifs — combien de personnes sont nécessaires et quand.
Une planification efficace des effectifs repose sur plusieurs éléments essentiels :
Vous l’aurez compris, la planification des effectifs est un sport d’équipe : vous aurez besoin pour réussir de l'implication et de la collaboration de pas mal d’équipes au sein de votre entreprise.
La planification des effectifs n’est pas seulement une tâche pour les ressources humaines ; elle implique plusieurs départements travaillant ensemble :
Elle garantit que votre entreprise dispose des bonnes ressources (humaines) pour atteindre ses objectifs, tout en respectant le budget que vous vous êtes fixé(e). Elle vous aide également à vous adapter aux évolutions de votre marché, que ce soit une demande plus forte ou plus faible à certains moment, ou les changements économiques, en vous offrant un plan clair pour ajuster votre effectif à la hausse ou à la baisse.
Malgré ses avantages, la planification des effectifs peut être complexe. Petit tour d’horizon des complexités liés à ce process :
Commencez par identifier les objectifs stratégiques de votre entreprise. Prévoyez-vous de vous développer sur de nouveaux marchés ou de lancer de nouveaux produits ? Avez-vous besoin de renforcer certaines compétences ou d’augmenter la taille de certaines équipes pour soutenir ces objectifs ? Réalisez une analyse des lacunes en compétences pour comprendre les rôles et les compétences nécessaires.
Utilisez différentes méthodes pour prévoir vos besoins futurs en personnel :
Assurez-vous que votre budget prend en compte tous les coûts potentiels, y compris les salaires, les primes, les cotisations sociales, et la formation.
Investissez dans des outils qui vous facilitent la vie. Vous avez à votre disposition pas mal de très bons outils pour automatiser la collecte de données, suivre les progrès du recrutement, et analyser. Recherchez des outils qui s’intègrent bien avec les systèmes existants de votre entreprise, comme les logiciels financiers ou de gestion de projet.
Chez Polare, on développe un outil simple pour vous permettre de justement bien faire cette planification. On en discute si vous le souhaitez !
Encouragez la collaboration entre les RH, les finances et les responsables de département. Des réunions régulières et une communication ouverte aident à s’assurer que tout le monde est aligné et travaille vers les mêmes objectifs.
Soyez prêt(e) à vous adapter en planifiant plusieurs scénarios, du meilleur, au pire, en passant par le plus probable. Cette approche vous permet de réagir rapidement aux changements du marché ou au sein de votre organisation.
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Même avec un plan bien structuré, certains pièges peuvent entraver vos efforts de planification des effectifs. Voici quelques erreurs à éviter :
Pour maintenir l'efficacité de votre planification des effectifs, revoyez-le régulièrement et ajustez-le si nécessaire :
La planification des effectifs est une partie essentielle de toute stratégie d’entreprise réussie. En alignant vos ressources humaines sur les objectifs de votre société, en prévoyant les besoins futurs, et en préparant différents scénarios, vous pouvez vous assurer d’avoir les bonnes personnes aux bons postes au bon moment.
Souvenez-vous, une planification efficace des effectifs nécessite de la collaboration, de la flexibilité, et les bons outils. Commencez par impliquer toutes les parties prenantes concernées, utilisez des technologies pour simplifier le processus, et révisez régulièrement votre plan pour qu’il reste aligné avec les besoins de votre entreprise. Les efforts que vous investissez dans la planification aujourd'hui se traduiront par une main-d'œuvre plus agile, efficace et productive.
La planification des effectifs consiste à anticiper et gérer le nombre d’employés nécessaires pour atteindre les objectifs d’une entreprise. Cela implique d’aligner les besoins en personnel sur les stratégies de l’entreprise.
Une planification efficace permet de :
Parmi les outils utiles :
Les entreprises devraient actualiser leur plan au moins une fois par an et l’adapter en fonction des changements de priorités, de marché ou d’organisation.
